RFID智能档案综合管理系统

 

RFID智能档案综合管理系统是一款基于RFID技术为基础的检测、控制、跟踪等智能化综合管理系统，包括实体档案管理、档案室安全管理、档案室环境管理、档案室引导等功能。详见山东东昀电子科技有限公司。

一、RFID技术原理

射频识别，RFID（Radio Frequency Identification）技术，又称无线射频识别，是一种通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

从结构上讲RFID是一种简单的无线系统，只有两个基本器件，该系统用于控制、检测和跟踪物体。系统由一个询问器和很多应答器组成。

二、RFID实体档案管理

1.传统的档案管理方式

档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长，存放次序较易被打乱，查阅耗时长，盘点操作不科学，对失效档案的管理滞后，而且极易容易造成档案丢失，耗时耗力却得不到好的效果。

2. RFID实体档案管理

利用RFID技术的物料跟踪和自动识别，给档案管理带来了自动化和智能化。RFID档案管理系统是由智能档案密集柜、工作台、盘点车、通道门、电子标签等多个智能化设施所构成。

智能档案密集柜摒弃了传统的手动式移动方式和电动移动方式，通过微型主控电脑，显示相关信息，对密集柜进行开合，存取档案更加便宜准确，有效的减少不必要的麻烦。

智能工作台是系统服务器所在处，集电子标签初始化，借阅，归还，档案信息录入等于一体。由一个服务器主机，触摸显示器，读写器组成。

智能盘点车主要功能：电子标签扫描，档案上架，档案盘点，查漏补缺。

通道门主要功能：RFID标签扫描，非法出入报警。

电子标签主要分为档案标签和档案盒标签，用于智能系统的识别。

3. 智能实体档案管理逻辑。首先生成电子标签，通过对系统录入档案柜信息，档案信息，按照相应的逻辑关系生成数字编号，将数字编号逐个写入电子标签中。其次建立对应关系，使用盘点车、工作台将初始化完毕的电子标签进行对应关系的录入，如档案与档案架标签的关系。再次操作标签，电子标签初始化完毕，建立对应关系后即形成的基于RFID编码的数字信息，通过扫描电子标签可快速的定位档案以及档案所在位置，可对档案进行借入、借出、销毁，远程打开电动密集架等操作。最后防盗警报，通道门实时监测电子标签，当未通过正常借阅流程的贴有电子标签的档案靠近通道门时，通道门会发出警报，并通知系统中心，用户可实时看到报警档案的信息。

4. 密集柜智能远程控制。通过手机端APP远程控制密集柜的开合、停止等操作。

三、档案室安全管理

通过门禁，通道门，摄像头，红外等硬件对库房进行设防、撤防等操作。当档案室库房内设防后检测到非法闯入后随即发出报警。将拍摄信息上传系统。通过集成防火，防漏水等系统可对保证库房内档案的安全。管理员可第一时间发现漏点进行有效措施。

管理人员通过库房内摄像头可以库房全局进行实时查看。远程打开密集架等操作指令可通过摄像头实时查看效果。

 

四、档案室环境管理

  主要包括档案室温湿度、消毒净化管理，灯光智能控制管理等。温湿度、消毒净化管理是指管理人员可以实时掌握库房内环境参数，实时调节库房温度，通过加湿除湿一体机可以库房进行消毒，通风等操作。灯光智能控制管理是指管理人员可实时控制库房内照明的开关，系统可设置对于照明时长的要求，自动打开或关闭灯光。

五、档案室引导

档案室引导是指进入档案室查阅、调取档案所按照程序应当必须经过的步骤，需要经过预约、系统管理员的审批、档案管理员的查找调取、记录等。

当前智能信息化时代的汹涌来袭，对档案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”档案文献就是要建设能够适应智能信息化时代的智能档案馆，想“用好”档案文献就是必须在大数据环境中建设以用户为中心提供服务的档案馆。如果说档案数据是“鱼”，以往档案工作模式则相当于“池塘捕鱼”，在大数据时代，档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，工作模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海捕鱼”。因而，智能档案馆的建设就显得如此重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，而档案馆要提供智能服务就要将馆舍、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的海里结构化与非结构化的数据目的。档案馆在实施 RFID 技术以后，在同样的数目或更少的馆员的情况下，档案馆的资料管理质量会大大地提高。（东昀软件）